Administrative Coordinator – Customer Service & DPO Support

bofrost* België – Rotselaar

Ben jij administratief sterk, organisatorisch aangelegd en heb je daarnaast feeling voor klantenservice en commerciële resultaten?

Bij bofrost* zoeken we een veelzijdige en nauwkeurige collega die graag verantwoordelijkheid neemt en energie haalt uit een gevarieerd takenpakket. In deze functie combineer je een belangrijke administratieve rol met de coördinatie van onze customer service en de ondersteuning van onze Data Protection Officer (DPO).

Je zorgt ervoor dat administratieve processen correct en efficiënt verlopen, dossiers nauwgezet worden opgevolgd en informatie steeds op de juiste plaats terechtkomt. Daarnaast ondersteun je de dagelijkse werking van ons customer serviceteam en draag je bij aan de commerciële resultaten van onze telesalesactiviteiten, zowel voor inbound- als outboundcampagnes.

Ben jij iemand die structuur brengt, zelfstandig werkt, prioriteiten weet te stellen en tegelijk oog heeft voor kwaliteit en resultaten? Dan ben jij misschien de collega die we zoeken!

Jouw functie

Je zal een veelzijdige functie uitoefenen waarin administratieve ondersteuning, dossierbeheer en procesopvolging centraal staan. Je staat in voor de correcte verwerking en opvolging van uiteenlopende administratieve taken en biedt ondersteuning aan onze Data Protection Officer bij privacy- en GDPR-gerelateerde werkzaamheden.

Daarnaast coördineer je de dagelijkse werking van ons customer serviceteam, dat uit een vijftiental medewerkers bestaat. Je volgt de operationele en commerciële resultaten op, ondersteunt de medewerkers waar nodig en waakt over een professionele klantenservice.

Je bent een belangrijke administratieve en organisatorische schakel tussen de DPO, het customer serviceteam, onze filialen en de verschillende interne diensten.

Jouw verantwoordelijkheden

1. Administratieve ondersteuning en dossierbeheer

• Je verzorgt en coördineert uiteenlopende administratieve werkzaamheden en zorgt ervoor dat documenten en gegevens correct, volledig en tijdig worden verwerkt.

• Je beheert en actualiseert administratieve dossiers, overzichten en databestanden.

• Je verzamelt, controleert en structureert informatie en zorgt voor een correcte archivering en een vlotte terugvindbaarheid van documenten.

• Je volgt lopende dossiers, actiepunten en deadlines nauwgezet op en onderneemt de nodige acties om een tijdige afhandeling te garanderen.

• Je ondersteunt interne diensten bij administratieve vragen en zorgt voor een efficiënte informatiedoorstroming.

• Je denkt actief mee over de verbetering en vereenvoudiging van administratieve processen en procedures.

2. Administratieve ondersteuning van de Data Protection Officer (DPO)

• Je biedt structurele administratieve ondersteuning aan onze DPO bij de opvolging van privacy- en GDPR-gerelateerde dossiers.

• Je helpt bij het opstellen, verzamelen, verwerken en actualiseren van documentatie in het kader van de bescherming van persoonsgegevens.

• Je ondersteunt het beheer en de actualisering van registers, inventarissen, overzichten en andere relevante privacydocumentatie.

• Je volgt toegewezen acties, interne vragen en deadlines op en zorgt ervoor dat de nodige informatie tijdig wordt verzameld en verwerkt.

• Je ondersteunt de administratieve voorbereiding en opvolging van privacyprocedures, interne richtlijnen en communicatie rond gegevensbescherming.

• Je helpt bij het verzamelen van informatie en documentatie wanneer privacygerelateerde vragen of dossiers nader onderzocht moeten worden.

• Je gaat uiterst zorgvuldig en discreet om met persoonsgegevens en vertrouwelijke informatie.

Je werkt hierbij nauw samen met de DPO, die inhoudelijk verantwoordelijk blijft voor de privacygerelateerde beoordeling en opvolging.

3. Coördinatie en opvolging van customer service

• Je staat in voor de dagelijkse organisatorische opvolging van ons customer serviceteam van ongeveer 15 medewerkers.

• Je zorgt voor een efficiënte werkverdeling en volgt de planning, bereikbaarheid en operationele werking op.

• Je ondersteunt en begeleidt medewerkers en stuurt bij waar nodig.

• Je waakt over een professionele en klantgerichte behandeling van inkomende vragen, klachten en andere klantcontacten.

• Je zorgt voor een vlotte informatiedoorstroming tussen customer service, de filialen en andere interne diensten.

4. Commerciële opvolging en rapportering

• Je volgt de resultaten van inbound- en outboundcampagnes op en analyseert relevante prestatie-indicatoren.

• Je bewaakt de productiviteit, efficiëntie en commerciële resultaten van de telesalesactiviteiten.

• Je signaleert afwijkingen en knelpunten en formuleert voorstellen om de werking en resultaten te verbeteren.

• Je volgt klantfeedback en de kwaliteit van klantcontacten op en vertaalt je bevindingen naar concrete verbeteracties.

5. Procesoptimalisatie en interne samenwerking

• Je denkt actief mee over de verbetering van administratieve en operationele procedures.

• Je zorgt voor een gestructureerde opvolging van actiepunten en een correcte informatiedoorstroming.

• Je werkt samen met verschillende interne diensten en neemt initiatief om processen efficiënter en overzichtelijker te maken.

Wie zoeken we?

We zoeken een administratief sterke, zelfstandige en veelzijdige collega die nauwkeurig werkt, verantwoordelijkheid neemt en graag verschillende taken combineert. Je voelt je thuis in een administratieve omgeving, maar hebt ook voldoende organisatorisch en commercieel inzicht om de werking van een customer serviceteam op te volgen.

Je herkent jezelf in het volgende profiel:

• Je hebt ervaring in een administratieve, coördinerende of ondersteunende functie.

• Je hebt ervaring in een customer service omgeving binnen een contact center

• Je werkt zeer nauwkeurig en gestructureerd en hebt oog voor detail.

• Je bent sterk in dossierbeheer, documentverwerking en administratieve opvolging.

• Je kunt zelfstandig werken, prioriteiten stellen en verschillende dossiers tegelijkertijd beheren.

• Je bent proactief, oplossingsgericht en neemt initiatief zonder voortdurend op instructies te wachten.

• Je gaat discreet en verantwoordelijk om met vertrouwelijke informatie en persoonsgegevens.

• Je hebt interesse in privacy en gegevensbescherming. Ervaring met GDPR-administratie is een pluspunt.

• Je beschikt over goede communicatieve vaardigheden en werkt vlot samen met verschillende interne diensten.

• Je hebt voldoende organisatorisch talent om de dagelijkse werking van een beperkt customer serviceteam op te volgen en medewerkers waar nodig te begeleiden.

• Je hebt affiniteit met cijfers, rapportering en commerciële resultaten.

• Je werkt vlot met courante digitale toepassingen en hebt bij voorkeur ervaring met Excel, databestanden, CRM-systemen en administratieve software.

• Je communiceert vlot in het Nederlands en het Frans. Kennis van andere talen is een pluspunt.

Wat mag je van ons verwachten?

Bij bofrost* kom je terecht in een internationale organisatie met een sterke lokale verankering, waar initiatief, verantwoordelijkheid en samenwerking centraal staan.

Wij bieden jou:

• Een veelzijdige functie waarin administratieve verantwoordelijkheid en organisatorische coördinatie elkaar aanvullen.

• Een belangrijke rol in de administratieve ondersteuning van onze DPO en de verdere structurering van privacygerelateerde documentatie.

• Een gevarieerd takenpakket met contacten met verschillende interne diensten.

• De mogelijkheid om zelfstandig te werken en actief mee te denken over efficiëntere processen.

• Een functie waarin nauwkeurigheid, initiatief en verantwoordelijkheidszin echt het verschil maken.

• Een aantrekkelijk en marktconform verloningspakket, afgestemd op jouw ervaring en verantwoordelijkheden.

• Een dynamische werkomgeving waarin je jezelf verder kunt ontwikkelen.

Klaar om het verschil te maken?

Ben jij administratief sterk, werk je graag gestructureerd en zoek je een veelzijdige functie waarin je zowel administratief als organisatorisch een belangrijke bijdrage levert? Dan maken we graag kennis met jou!

Solliciteer en ontdek wat jij bij bofrost* kunt betekenen.